Un agente de voz para quien contesta su propio teléfono
No puede atender.El teléfono se contesta igual.
Callio descuelga en la línea de su negocio, responde con lo que usted ha escrito, reserva citas en el horario que realmente cumple, y le pasa una llamada cuando es lo que hace falta.
Callio funciona solo por invitación. Su número de siempre sigue sirviendo: sus clientes marcan el que ya conocen.
suena el teléfono
Carpintería Robledo, buenos días. Puedo ayudarle con nuestros trabajos, nuestros precios, o concertar una visita. ¿Qué necesita?
Hola. ¿Cuál es el plazo ahora mismo para una mesa de comedor de roble?
El plazo para una mesa de roble, sí. Son de ocho a diez semanas desde la señal, y primero tomamos medidas.
¿Podría pasar alguien a medir la semana que viene?
Tengo el martes a las diez, o el jueves a las dos. ¿Qué le viene mejor?
El jueves.
Anotado, el jueves a las dos. Le mando la confirmación por mensaje ahora.
Lo que oye quien llama
Descuelga
Sin música de espera, sin menú de opciones, sin nada que marcar. Quien llama habla y obtiene una respuesta.
Callio atiende cada llamada por separado, así que dos personas que llaman a la vez entran las dos, y contesta a las once de la noche con la misma disposición que a las once de la mañana. Su número no cambia: sus clientes marcan el que ya tienen.
Responde con sus palabras
Callio solo dice lo que usted le ha dicho. Usted escribe lo que sabe - qué hace, cuánto cuesta, cuánto tarda un trabajo, qué debe traer un cliente - y responde a partir de esos documentos, con las palabras que usted usó.
Cuando una pregunta se sale de ahí, lo dice y ofrece pasar la llamada. No redondea un precio, no inventa un horario, y no estira un párrafo que no viene al caso para convertirlo en respuesta. No encontrar nada es una transferencia, no una suposición.
Reserva en el horario que cumple
La disponibilidad es su horario de apertura, menos sus cierres, menos lo que ya está en la agenda. El agente solo ofrece huecos en los que está realmente libre, anota la cita en cuanto el cliente acepta, y les manda la confirmación por mensaje a los dos.
Dos personas no pueden quedarse con el mismo hueco: la base de datos lo impide. Usted fija cuánto dura una cita, con cuánta antelación se puede reservar, y el aviso que necesita, para que nadie le reserve dentro de veinte minutos.
Pasa la llamada como es debido
Cuando alguien le necesita a usted, Callio se lo pregunta primero. Después llama a su móvil y le dice quién está esperando y qué quiere antes de conectarles, para que nunca descuelgue en frío. Pulse 1 para atender la llamada, 2 para mandarla al buzón.
Si no puede atenderla, se disculpa, toma el recado, y le manda los detalles por mensaje con la grabación. A quien llama nunca se le corta ni se le deja escuchando un teléfono que no contesta. Pulsando 0 le alcanza así en cualquier momento de la llamada.
La llamada entera vuelve a usted
Cada llamada queda escrita: quién llamó, cuándo, cuánto duró, qué preguntó y qué se le respondió. La transcripción completa, no un resumen ni una muestra.
Léalas una vez por semana. Cada transferencia causada por una respuesta que falta es un documento que aún no ha escrito, y cada documento que escribe es una llamada que ya no tiene que atender.
Y lo que no va a hacer
- No fingirá ser una persona.Callio se presenta como un asistente, y lo dice con claridad si alguien lo pregunta.
- No responderá con nada que no esté en sus documentos.Sin conocimientos generales, sin improvisar alrededor de una cifra que no tiene.
- No se dejará desviar del tema.Se mantiene cortés, se niega a hablar de nada ajeno a su negocio, y termina la llamada si los insultos continúan.
- No confundirá un negocio con otro.Sus documentos, sus llamadas, sus citas y sus ajustes son solo suyos. El agente que contesta en su línea solo ve lo que usted le dio.
- Encaja mal en algunas llamadas.Si hace falta un profesional colegiado en la línea desde la primera palabra, o hay que identificar a quien llama antes de poder tratar nada, esta no es la herramienta.
A quién le sirve
Oficios y contratistas. Clínicas y consultas. Peluquerías y estudios. Talleres de reparación, servicios profesionales, y oficinas pequeñas donde quien contesta el teléfono es también quien hace el trabajo.
Puesta en marcha
- Entre en su consola.
- Escriba lo que el asistente debe saber, o suba los archivos que ya tenga.
- Fije su horario, su zona horaria, y el móvil al que debe sonar una transferencia.
- Dirija el número de su negocio a la dirección que le indica la consola.
La mayoría de los negocios está contestando llamadas en menos de una hora, y lo que más tiempo lleva es escribir lo que usted ya dice por teléfono todos los días. Cambie un precio o un documento y la siguiente llamada lo usa. No hay nada que volver a desplegar.
Que la próxima la coja alguien.
Callio funciona solo por invitación. Si su negocio aún no está dado de alta, pida una invitación a la persona con la que trata habitualmente.