Un agent vocal pour qui décroche lui-même
Vous avez les mains prises.On décroche quand même.
Callio répond sur la ligne de votre entreprise, s'appuie sur ce que vous avez écrit, prend rendez-vous dans les heures que vous tenez vraiment, et vous passe un appelant quand c'est ce qu'il lui faut.
Callio fonctionne sur invitation uniquement. Votre numéro actuel continue de servir : vos clients composent celui qu'ils connaissent déjà.
le téléphone sonne
Menuiserie Bellevue, bonjour. Je peux vous renseigner sur nos travaux, nos tarifs, ou fixer une visite. Que puis-je faire pour vous ?
Bonjour. Quel est le délai en ce moment pour une table de salle à manger en chêne ?
Le délai pour une table en chêne, oui. Il est de huit à dix semaines à compter de l'acompte, et nous prenons les mesures d'abord.
Quelqu'un pourrait passer prendre les mesures la semaine prochaine ?
J'ai mardi à dix heures, ou jeudi à quatorze heures. Qu'est-ce qui vous arrange ?
Jeudi.
C'est noté, jeudi à quatorze heures. Je vous envoie la confirmation par SMS.
Ce que l'appelant entend
Ça décroche
Pas de musique d'attente, pas de menu à touches, rien à composer. L'appelant parle et obtient une réponse.
Callio prend chaque appel séparément : deux personnes qui appellent en même temps passent toutes les deux, et il répond à onze heures du soir aussi volontiers qu'à onze heures du matin. Votre numéro ne change pas, vos clients composent celui qu'ils ont déjà.
Il répond avec vos mots
Callio ne dit que ce que vous lui avez dit. Vous écrivez ce que vous savez - ce que vous faites, ce que ça coûte, combien de temps prend un chantier, ce qu'un client doit prévoir - et il répond à partir de ces documents, dans les termes que vous avez employés.
Quand une question sort de ce cadre, il le dit et propose de vous passer l'appelant. Il n'arrondit pas un prix, il n'invente pas un horaire d'ouverture, et il n'étire pas un paragraphe sans rapport pour en faire une réponse. Rien trouvé, c'est un transfert, pas une supposition.
Il remplit les heures que vous tenez
Les disponibilités, ce sont vos heures d'ouverture, moins vos fermetures, moins ce qui est déjà pris. L'agent ne propose que des créneaux où vous êtes réellement libre, enregistre le rendez-vous dès que l'appelant accepte, et vous envoie la confirmation par SMS à tous les deux.
Deux appelants ne peuvent pas prendre le même créneau : la base de données le refuse. Vous fixez la durée d'un rendez-vous, jusqu'à quand on peut réserver, et le préavis qu'il vous faut, pour que personne ne vous réserve dans vingt minutes.
Il passe la main proprement
Quand un appelant a besoin de vous, Callio lui demande d'abord. Ensuite il appelle votre mobile et vous dit qui patiente et ce qu'il veut avant de vous mettre en relation, pour que vous ne décrochiez jamais à froid. Tapez 1 pour prendre l'appel, 2 pour le renvoyer sur la messagerie.
Si vous ne pouvez pas répondre, il s'excuse, prend le message, et vous envoie les détails par SMS avec l'enregistrement. L'appelant n'est jamais coupé et ne reste jamais à écouter un téléphone qui sonne dans le vide. En tapant 0, il vous joint ainsi à n'importe quel moment de l'appel.
L'appel entier vous revient
Chaque appel est consigné : qui a appelé, quand, combien de temps, ce qui a été demandé et ce qui a été répondu. La transcription complète, pas un résumé ni un échantillon.
Relisez-les une fois par semaine. Chaque transfert causé par une réponse manquante est un document que vous n'avez pas encore écrit, et chaque document écrit est un appel que vous n'avez plus à prendre.
Et ce qu'il ne fera pas
- Il ne se fera pas passer pour une personne.Callio se présente comme un assistant, et le dit clairement si un appelant le demande.
- Il ne répondra pas à partir d'autre chose que vos documents.Pas de culture générale, pas d'improvisation autour d'un chiffre qu'il n'a pas.
- Il ne se laissera pas détourner du sujet.Il reste courtois, refuse de parler d'autre chose que de votre entreprise, et met fin à l'appel si les insultes continuent.
- Il ne confondra pas deux entreprises.Vos documents, vos appels, vos rendez-vous et vos réglages n'appartiennent qu'à vous. L'agent qui répond sur votre ligne ne voit que ce que vous lui avez donné.
- Il convient mal à certains appels.S'il faut un professionnel agréé en ligne dès le premier mot, ou si l'appelant doit être identifié avant qu'on puisse aborder quoi que ce soit, ce n'est pas le bon outil.
À qui ça convient
Artisans et entreprises du bâtiment. Cabinets et cliniques. Salons et studios. Ateliers de réparation, professions libérales, et petites structures où celui qui répond au téléphone est aussi celui qui fait le travail.
Mise en route
- Connectez-vous à votre console.
- Écrivez ce que l'assistant doit savoir, ou déposez les fichiers que vous avez déjà.
- Réglez vos heures d'ouverture, votre fuseau horaire, et le mobile qu'un transfert doit appeler.
- Dirigez le numéro de votre entreprise vers l'adresse indiquée dans la console.
La plupart des entreprises répondent aux appels en moins d'une heure, et le plus long reste d'écrire ce que vous dites déjà au téléphone tous les jours. Changez un prix ou un document et l'appel suivant en tient compte. Il n'y a rien à redéployer.
Que le prochain trouve quelqu'un.
Callio fonctionne sur invitation uniquement. Si votre entreprise n'a pas encore été configurée, demandez une invitation à votre interlocuteur habituel.